Разработка
системы электронного документооборота «DocTrix»
Авдошин Антон Сергеевич,
кандидат
технических наук,
Золотовицкий Аркадий Владимирович,
кандидат
технических наук,
Сандаков Алексей Петрович,
адъюнкт.
Самарский
государственный технический университет.
В настоящее время системы
электронного документооборота (СЭД) завоевывают все больший рынок комплексных
IT-решений. Особенной популярностью СЭД пользуются у крупных корпоративных клиентов
– госучреждений, банков, больших коммерческих предприятий с разветвленной сетью
филиалов. Заинтересованность таких клиентов в электронном документообороте
легко угадывается: значительные объемы обрабатываемой информации, автоматизация
бизнес-процессов и увеличение производительности труда, стратегический анализ и
принятие решений, большая цена ошибок вследствие потери информации или ее
несвоевременной обработки, защита документов от несанкционированного доступа и
распределение полномочий. В настоящее время объем корпоративной электронной
информации растет с каждым годом, все большее количество коммерческих
организаций и госструктур отдают предпочтение электронным формам документооборота
и хранения информации. При всех вышеперечисленных условиях несложно выделить
основные задачи, которые могут и должны быть решены системами электронного
документооборота при внедрении на предприятие:
1.
Оптимизация существующих рабочих процессов.
2.
Внедрение типовых форм документов и процедур их
обработки.
3.
Сокращение времени реагирования исполнителей на задачи
руководства.
4.
Упрощение поиска и обработки информации в процессе
работы каждого сотрудника организации.
5.
Создание единого пространства хранения и обработки
всей документации компании.
Достижение поставленных
целей рождает целый комплекс задач по исследованию процесса документооборота,
унификации типовых сущностей, создания хранилища данных и т.д. Кроме этого,
поскольку внедрение системы является трудоемкой и затратной процедурой в рамках
предприятия, представляется очевидной необходимость сокращения расходов на
ведение документооборота компании. Таким образом, можно выделить основные
задачи, стоящие перед системой ЭД:
·
Унификация
в организации типовых процессов работы с документами и оптимизация движения
документов между подразделениями и сотрудниками, для обеспечения прозрачности
бизнес-процессов Компании.
·
Снижение расходов, связанных с «бумажным»
документооборотом, и органичное объединение «бумажного» и «электронного»
документооборота.
·
Усиление
контроля за эффективностью работы каждого сотрудника
со стороны руководства, автоматизация систем менеджмента качества.
·
Упрощение
взаимодействия сотрудников различных подразделений в процессе работы с документами.
·
Сокращение
сроков создания и обработки документов.
·
Принятие
оптимальных управленческих решений руководством компании на основе анализа единой
и структурированной информации по документообороту и бизнес-процессам компании.
·
Объединение
работы территориально удаленных подразделений организации, участвующих в
бизнес-процессах и организация электронных форм взаимодействия с другими
Компаниями.
·
Повышение
эффективности работы всех сотрудников и производительности работы всей компании
в целом.
Система электронного
документооборота «DocTrix», построенная на базе
платформы Microsoft SharePoint является типовым
решением для автоматизации процессов создания и обработки документации в
компании. Система представляет собой веб-ориентированное решение. Работа всех
пользователей системы ведется через веб-браузер. Система может быть развернута
как на базе имеющегося в Компании корпоративного портала, реализованного на
платформе Microsoft SharePoint, так и отдельно. Доступ к системе осуществляется
только авторизованным пользователям с разграничением прав доступа.
Пользователями системы являются все сотрудники организации, участвующие в
процессах работы с документами, в соответствии с присвоенной им Роли в
бизнес-процессе (Автор документа, Согласующий, Рецензент, Руководитель,
Секретарь, Заместитель, Администратор). При работе с различными документами или
прохождении различных процессов Системы пользователям могут назначаться
различные роли.
Все пользователи в
Системе могут объединяться в группы, согласно настраиваемой организационной
структуре компании (рис. 1). Назначение заданий по выполнению этапов рабочих
процессов исполнения и ознакомления может назначаться на группу пользователей,
при этом каждый пользователь группы (подразделения) должен отметить выполнение
задачи.
Рис. 1. Пример организационной структуры
компании.
Интерфейс системы и
расположение элементов на страницах является настраиваемым, что обеспечивает
возможность построения индивидуального интерфейса для реализации требований
заказчика.
В типовой версии главная
форма Системы разделена на две части (рис. 2):
1. Меню быстрого доступа к документам –
предоставляет возможность перехода к библиотекам различных видов документов,
списку входящих документов, а также к дополнительным опциям системы
(коллективному обсуждению, администрированию пользователей).
2. Текущие задачи пользователей –
представляет список назначенных сотруднику задач в системе документооборота.
Рис. 2. Пример главной формы системы.
Для предоставления и
свода информации по каждому документу существует карточка документа (рис. 3),
состоящая из следующих разделов:
·
Общая
информация о документе (наименование документа, ссылка на документ для перехода
в режим просмотра, автор документа, дата создания документа).
·
Закладки
переключения режимов просмотра информации по документу (рабочие процессы, лист
визирования, вложения).
·
Обсуждения
по документу - сбор отзывов, реализованный для каждого элемента.
При наличии изменений
документа в карточке дополнительно отображается информация о версии документа.
Рис. 3. Пример карточки документа.
Система документооборота
поддерживает все стадии жизненного цикла документа. На каждой стадии
предусмотрены определенные рабочие процессы обработки документов. Основные
рабочие процессы Системы:
·
согласование;
·
утверждение;
·
регистрация;
·
исполнение;
·
отправка;
·
ознакомление.
Кроме этого, в системе
предусмотрена возможность создания новых и редактирования уже имеющихся рабочих
процессов с помощью графического редактора Nintex Workflow,
что позволяет адаптировать имеющееся типовое решение к непосредственным
требованиям того или иного предприятия путем простой настройки (рис. 4),
которую может произвести администратор предприятия без участия программистов.
Рис. 4. Пример
настройки рабочего процесса.
Таким образом, СЭД «DocTrix»
обладает следующими преимуществами:
·
Автоматизация
полного жизненного цикла работы с документом, от его создания до передачи в архив,
значительное сокращение времени обработки документов по сравнению с
традиционным «бумажным» документооборотом.
·
Возможность
настройки бизнес-процессов в Системе без привлечения специалистов Разработчика,
позволяющая быстро вносить любые изменения: добавлять новые этапы обработки
документов, расширять наборы необходимых действий сотрудников и объемов
вводимой информации и пр.
·
Упрощение
доступа к структурированной и неструктурированной информации, находящейся в
разных системах и хранилищах (документы, отчеты, электронная почта, и пр.).
·
Сокращение
времени получения требуемой информации посредством интегрированных средств
поиска информации в Microsoft SharePoint, повышение производительности труда
пользователей Системы.
·
Быстрое
освоение Системы пользователями благодаря работе с Системой через привычный
Web-интерфейс Microsoft Internet Explorer.
·
Эргономичный
интерфейс Системы с возможностью использования удобных отображений списков
документов.
·
Четкое
взаимодействие Системы с продуктами Microsoft Office (отсутствие необходимости
установки дополнительного ПО на рабочие станции
пользователей) и электронной почтой Microsoft Outlook (отправка уведомлений,
отправка ссылок на рабочие версии документов, интеграция со списком задач для
дополнительной нотификации).
·
Организация
удаленной (территориально-распределенной) работы с Системой благодаря
применению Web-технологий и обмен электронными документами с контрагентами,
использующими другие системы электронного документооборота или продукты
Microsoft.
В результате проведения
исследований процессов документооборота и обработки документации на предприятии
была разработана система, позволяющая автоматизировать и ускорять
бизнес-процессы работы с документами, централизовать работу со всеми аспектами
обработки, хранения, сопровождения и разработки документации. Кроме этого, при
разработке системы, были созданы инновационные механизмы, позволяющие гибко
настраивать рабочие процессы под нужды предприятия, в частности возможность гибкой
настройки любого бизнес-процесса, что в дальнейшем позволит автоматизировать не
только процессы обработки документа, но и произвольные бизнес-процессы, возникающие
в различных аспектах работы компании.
Поступила в редакцию 26.04.2010 г.