Электронные архивные
фонды: актуальность создания
Аймалетдинова Лариса Андреевна,
кандидат философских
наук, доцент кафедры истории и документоведения Нижегородского государственного
технического университета им. Р. Е. Алексеева.
На
современном этапе развития информационных технологий, когда архивные фонды в
традиционном их понимании (как хранилище письменных документов) отходят на
второй план и место письменного документа уверенно занимает электронный документ,
по сути, любой член общества имеет возможность получить информацию о любом
документе независимо от места его хранения и удаленности. В сегодняшних
условиях любая библиотека, архив, фонд имеет (по крайней мере, теоретически)
возможность дать потребителю исчерпывающую, достоверную, наглядную информацию
по тому или иному вопросу, предоставить на рассмотрение пользователей любой
документ. Перспектива создания электронных архивов обещает не только перевод
печатных документов на другой вид носителей, но: сокращение объема фондов в
разы, при сохранении информационного потенциала, (упрощение) доступ к архивным
документам граждан, сокращение экземплярности изданий.
Однако,
наравне с болезненным вопросом оснащенности библиотек и архивов в нашей стране
новыми технологиями, позволяющими осуществлять депозитарное хранение
документов, не менее злободневно звучит проблема и тех критериев, в
соответствии с которыми документы должны будут отбираться для дальнейшего
депозитарного хранения. На сегодняшний день, отечественными архивами накоплен
богатейший практический опыт классификации документов, и критерии их отбора на
хранение, среди них: хронологический принцип, тематическое разделение, степень
информационной ценности документа, степень востребованности документа и т.д.
Однако
необходимо признать, что не смотря на уже, казалось
бы, существующую систему отбора документов на депозитарное хранение, данная
система, созданная еще советскими архивистами, оказалась столь неоднозначной и
разноплановой, что требует пересмотра и доработки, для дальнейшего применения
ее в процессе классификации электронного документа и отбора электронного
документа для депозитарного хранения.
В
процессе создания системы классификации электронного документа, отвечающей всем
современным требованиям, необязательно изобретать что-то принципиально новое,
необходимо лишь заимствовать из опыта советских архивистов все лучшее, и создать
на основе прежних принципов отбора документов четко структурированную, функционирующую
систему. Например, наряду с хронологическими критериями, тематическими, возможно
появления и новых принципов отбора: ретроспективной типологии изданий, описание
не только библиографическое, но и документальное системное описание документа
[1].
Развитие
электронных технологий дает возможность облегчить процесс комплектования
архивов. Этот подход, отнюдь не умаляет значимости и необходимости изучения,
анализа частных библиотек, архивных фондов в целом, а напротив, поможет
усовершенствовать этот процесс (сохранить неразрывность, целостность
индивидуальных частных собраний, ее библиографическую ценность, поможет
отказаться от дублетов, сократить экземплярность). Архивы, накапливая и
воспроизводя письменную традицию, являются хранителями социального опыта,
неотъемлемыми элементами духовного воспроизводства общества. Главной задачей
архивного дела в России является популяризация культурных исторических
традиций, свободный доступ каждого гражданина к архивным фондам, способствующий
приобщению к достоверной, целостной информации о накопленном человечеством и
отдельными культурами опыте.
Полноценное
функционирование современного архива (будь то библиотека, фонд и т.д.)
немыслима без использования информационных технологий, позволяющих облегчить
доступ пользователей к архивным фондам. Нужно отметить, что за последние 10-15
лет произошли необходимые сдвиги в оснащении архивов электронными ресурсами. В
массовом порядке сегодня создаются не только электронные каталоги, но и
электронные базы данных, издания, сложные по структуре, дающие возможность
поиска того или иного документа, содержащие большой объем справочной
информации, создаются поисковые системы, дающие возможность поиска конкретного
документа по даже незначительным характеристикам запроса. Происходит постоянное
расширение спектра услуг поисковой системы электронных каталогов. Одним из важнейших
компонентов информационной оснащенности архива является электронный каталог, в
котором зафиксировано наличие в архиве всех поступающих в архив единиц
хранения, все виды документов. Создание электронных архивов позволяет не только
облегчить поиск нужной информации пользователю, но и популяризирует
деятельность архивов в целом.
Основной
задачей архивов является не только хранение документов, но и создание
электронных архивов главной задачей которых является обеспечение
беспрепятственного доступа пользователей к фондам (через электронные ресурсы). Необходимость
создания электронных архивов возникла еще в середине 20 века. Проблема эта
назревала совместно с развитием необходимой для этого техники. На современном
этапе развития архивоведения, создание электронных архивов стала важнейшей
задачей Федеральной архивной службы Российской Федерации и ведомственных
архивных организаций. Федеральная целевая программа «Электронная Россия»
2002-2010 гг. имеет свой целью: «Создание условий для
развития демократии, повышение эффективности функционирования экономики,
государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и
массового распространения информационных и коммуникационных технологий,
обеспечения прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и
распространение информации, расширения подготовки специалистов по
информационным и коммуникационным технологиям и квалифицированных
пользователей» [2]. Внедрение
информационных технологий позволили совершенно по-новому взглянуть на архивное дело.
В советский период, когда информационные технологии еще находились у истоков
развития, основными задачами архивов были следующие:
- прием документов на архивное хранение;
- поиск и выдача архивных документов;
- уничтожение документов, утративших информационную
ценность.
Сегодня
стало очевидным, что простое хранение архивных документов не является конечной целью
автоматизации. Современный подход к архиву, создание принципиально новых
(электронных) архивов, позволит расширить потенциал архива, а значит и возможности,
как работников архива, так и непосредственно пользователя.
Литература
1.
Поздеева И.В. Принципы выделения
книг-памятников истории и культуры // Редкие книги и рукописи: Изучение и
описание: Материалы 13 сес. науч. метод. совещания зав. отделами ред. книг и рукописей б-к вузов.
Ленинград, 24 – 26 янв.
2.
1991. Постановление
правительства РФ «О федеральной целевой программе «Электронная Россия
(2002-2010 годы)» РФ 28 января
Поступила в редакцию 11.01.2011 г.