Актуальные проблемы в области системы документационного обеспечения управления (на примере администрации сельского поселения Верхнетатышлинский сельсовет муниципального района Татышлинский район Республики Башкортостан)

Ахметова Регина Рагиповна,

студентка Башкирского государственного аграрного университета.

В статье рассматриваются актуальные проблемы в области системы документационного обеспечения управления на примере администрации сельского поселения Верхнетатышлинский сельсовет.

Ключевые слова: местное самоуправление, система документационного обеспечения управления, делопроизводство, инструкция по делопроизводству, стагнация (застой) в сфере развития информационных технологий, система совершенствования автоматизации делопроизводства.

В администрации сельского поселения Верхнетатышлинский сельсовет служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение не существует. Работу с документами выполняет управляющей делами и специалисты 1 и 2 категории.

В связи с этим возникают определенные проблемы в области системы документационного обеспечения управления.

Одной            из проблем является то, что не разрабатываются и не внедряются нормативные и методические документы по совершенствованию системы документационного обеспечения управления в администрации сельского поселения Верхнетатышлинский сельсовет. Работа по документационному обеспечению базируется на нормативных и методических документах вышестоящих организаций [2].

В ходе анализа делопроизводства было выявлено, что самый важный и необходимый нормативно-методический документ – инструкция по делопроизводству – устарела и требует обновления.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами [3]. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в администрации сельского поселения.

Так же нельзя пропустить проблему недостаточно регулирования хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок.

Контроль исполнения документов – одна из функций управле­ния. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов [4]. В администрации сельского поселения Верхнетатышлинский сельсовет контролю подлежат документы, которые требуют исполнения. Система контроля в администрации сельского поселения осуществляется одним лицом, в ручном режиме. Что мешает своевременному и достаточному регулированию хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок.

Контроль за исполнением документов включает в себя контроль за надлежащим (полнота, точность ответов, соответствие их требованиям действующего законодательства) и своевременным (сроки исполнения) исполнением обращений, документов и поручений [1].

В администрации сельского поселения контролю подлежит исполнение:

-                   нормативных актов Российской Федерации, Республики Башкортостан, муниципальных правовых актов муниципального района в соответствии с действующими межмуниципальными соглашениями, муниципальных правовых актов сельского поселения;

-                   обращений органов государственной власти и должностных лиц Российской Федерации, Республики Башкортостан – обращений граждан и юридических лиц;

-                   обращений депутатов различных уровней.

Также контролю за исполнением подлежат все требующие ответа служебные документы, которые регистрируются управляющей делами администрации. Но на этот факт в администрации сельского поселения не уделяется должного внимания.

Еще одним минусом является то, что не уделяется должного времени на обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам. Управделами администрации, только по своему усмотрению докладывает главе сельского поселения или заместителю главы сельского поселения информацию о ходе выполнения поставленных задач, об исполнении служебных документов и о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан. Нет определенной систематизации информирования руководства, несмотря на тот факт, что в инструкции по делопроизводству прописано об информировании ходе и результатах исполнения документов не реже чем один раз в месяц или по мере необходимости.

Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции или в документе не указан иной срок исполнения) со дня регистрации в администрации сельского поселения. Сроки исполнения постановлений и распоряжений главы сельского поселения указываются в тексте документа. Продление сроков исполнения либо снятие с контроля документов осуществляется главой сельского поселения, о чем должна делаться соответствующая отметка на документе, что упущено в администрации сельского поселения.

Самой актуальной проблемой на наш взгляд в современном этапе развития Российской Федерации (информационного, технологического, экономического и т.п.) в области документационного обеспечения управления в администрации сельского поселения Верхнетатышлинский сельсовет муниципального района Татышлинский район является стагнация (застой) в сфере развития информационных технологий в работе с документами.

В администрации сельского поселения внедрены компьютерные системы обработки информации, но не ведется работа по их совершенствованию. Не вводятся новые программы обработки данных, не развита система «электронное правительство». На наш взгляд это в первую очередь связано недостаточным материальным обеспечением.

Система совершенствования автоматизации делопроизводства позволило б снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что проблем в сфере документационного обеспечения управления в администрации сельского поселения Верхнетатышлинский сельсовет муниципального района Татышлинский район достаточно много, в основном оно опирается на отсутствие разработок (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. Но они решаемые и на их решение не требуется длительного периода времени. Что не скажешь о материальном обеспечении администрации сельского поселения, для реализации этих программ.

Литература

1.                  Бабун Р.В. Организация местного самоуправления: учебное пособие.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. - 224 с.

2.                  Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Феникс, 2013. – 350 с.

3.                  Гладий Е. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М: Риор, 2013 – 249 с.

4.                  Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник. – М: Дашков и К., 2014 – 220 с.

Поступила в редакцию 25.03.2014 г.