Аналитическая политика в управлении продажами предприятий ресторанного хозяйства

Аналитическая политика в управлении продажами предприятий ресторанного хозяйства

Семенюк Людмила Витальевна,

аспирант Львовского национального университета им. И. Франко

Постановка проблемы

Аналитика на предприятии проводится периодически всеми подразделениями, в части их бизнес процессов и компетенций, однако, часто расчет одного и того же показателя различными подразделениями может отличаться из-за отсутствия единой методики расчета, что влечет к получению управленцами разных данных, влияет на решения принятые на их основе и снижает уровень доверия к информации. Скорость обработки управленческих данных на крупных предприятиях, на сегодня, чрезвычайно высока, поэтому осуществление постоянного, тотального контроля над аналитическими отчетами, расчетами, показателями, продуцируемые различными подразделениями, является очень трудоемким и экономически необоснованным процессом. В то же время, сосредоточение аналитики только в рамках финансово-аналитических подразделений, также не дает ожидаемых результатов, увеличивая нагрузку работников и частично замедляя темпы движения управленческой информации на предприятии. На сегодняшний день, компании часто пользуются практикой осуществления части аналитики в подразделениях, отвечающих за тот или иной бизнес процесс. Однако, отсутствие регламентации, на уровне предприятия, правил составления такой аналитики приводит к возникновению информационного потока несопоставимых данных, потерь за счет решений, принятых на их основе, и дополнительных затрат времени на проверку.

Управление продажами заведений ресторанного хозяйства является одним из важнейших элементов, который влияет на достижение планов стратегического развития компании. Прямое или посредственное влияние на продажи осуществляют все подразделения предприятия, поэтому внедрение правил проведения аналитики, осуществляющееся различными подразделениями, в сферу управления продажами является важной задачей, которая может предоставить преимущество в конкурентной борьбе за рынок.

Анализ последних исследований и публикаций

Вопрос организации аналитической работы на предприятии исследовали Мних Е.В., Косова Т.Д., Шурпенкова Р.К., Черныш С.С., Редченко К.И., Пилипенко А.А., Рудницкий В.С., Чумаченко М.Г., Шеремета А.Д., Купалова Г.И., Лазаришина И.Д, Бутынець Ф.Ф., Савицкая Г.В., Балабанов И.Т., Беристайн Л.А., Карлин Т.Р., Ковалев А.П. и другие.

Высоко оценивая вклад ученых в исследование вопроса организации аналитической работы на предприятии, изменение масштабов и видов деятельности, форм организации и ведения бизнеса, требует дальнейших научных исследований в данной сфере. В частности, не раскрытым остается вопрос внедрения регламентированных, на управленческом уровне, правил и особенностей проведения аналитики на предприятии.

Целью статьи является разработка теоретико-методологических и практических рекомендаций по внедрению аналитической политики на предприятии, на примере сферы управления продажами заведений ресторанного хозяйства.

Изложение основного материала

Исследование аналитической работы предприятий позволяют утверждать, что:

- осуществление функции аналитики на предприятиях вышло за пределы аналитических подразделений;

- углубление децентрализации аналитического процесса на предприятиях обусловило увеличение объемов и скорости движения управленческой информации;

- отсутствие правил формирования и движения аналитической информации, генерируемой различными подразделениями, часто приводит к принятию решений на основе искаженной или неполной информации;

- рост количества показателей, индикаторов и расчетов не всегда качественно влияет на процессы управления;

- обладая теоретической базой для расчета определенных показателей, работники подразделений (отличных от аналитических) часто не учитывают особенностей деятельности в определенной области, а также особенностей программного обеспечения и порядка формирования и получения данных.

Вышеописанные тенденции свидетельствуют о необходимости совершенствования теоретического и практического обеспечения осуществления аналитической работы на предприятии, и обусловливает актуальность данного исследования.

В практике организации аналитической работы на предприятии различают централизованную, децентрализованную и смешанную формы [3]: централизованная форма предполагает сосредоточение всего или значительной части экономического анализа в одном специализированном подразделении организационной структуры предприятия; децентрализованная - предполагает рассредоточение экономического анализа по производственным и функциональными подразделениями; смешанная форма сочетает в разных соотношениях централизованную и децентрализованную формы.

Богач Б.М. отмечает, что функционирование новых форм организации и ведения бизнеса (концерны, корпорации, консорциумы), изменение масштабов и видов деятельности вызывает трансформацию подходов к организации и проведению аналитической работы. Большинство предприятий, имея большой административный ресурс, развитую организационную инфраструктуру, требуют соответствующей организации аналитических работ [1].

Организация и осуществление анализа на предприятии зависят также от масштабов и специализации предприятия, его организационной структуры управления и величины. Так, например, на малых предприятиях, для которых характерна простая линейная организационная структура управления, функциональные центры анализа, как правило, не создают. Функции такого центра в связи с незначительным объемом деятельности здесь возложены на владельца малого предприятия или его директора. [10] Использование смешанной формы организации аналитической работы характерно для средних и крупных предприятий, где часто и возникают проблемы с отсутствием четких правил осуществления аналитики.

В исследованных работах [2, 7, 8, 9, 10] определены следующие составляющие порядка организации аналитической работы на предприятии: выделение субъектов и объектов анализа; выбор организационных форм его проведения в зависимости от организационной структуры управления на предприятии и распределения обязанностей между отдельными работниками; составление программы или плана проведения анализа; информационное и методическое обеспечение анализа; аналитическая обработка данных; оформление результатов анализа; обобщение результатов анализа, представление выводов и предложений; контроль над порядком оформления и внедрения в производство результатов аналитического процесса.

Организация аналитической работы на предприятии должна начинаться с утверждения стратегии компании, определения ключевых управленческих задач необходимых для достижения стратегии и утверждения показателей, которые будут оценивать движение в направлении достижения стратегии. В противном случае, учетный и аналитический процесс может не соответствовать тем требованиям, которые будут ставиться в ходе реализации задач направленных на выполнение стратегических планов компании. Учет долгосрочных планов компании при организации учетно-аналитического обеспечения, даст понимание, какая информация будет необходима на каждом уровне, какие показатели в результате должны характеризовать эффективность тех или иных управленческих действий, какие аналитические процедуры позволят их корректно оценить, какие модули необходимо автоматизировать в первую очередь, какую часть аналитики можно децентрализовать, как наладить контроль за движением информации и т.д. Лишь после понимания всех вышеперечисленных особенностей, можно переходить к указанным этапам организации аналитической работы на предприятии.

Важным фактором успешного выполнения аналитической функции на предприятии является формирование аналитической политики предприятия и разработка соответствующего управленческого документа.

Аналитическая политика – это совокупность принципов, методов, процедур проведения аналитики всеми подразделениями предприятия, включая порядок расчета ключевых показателей компании, а также ее подразделений в части их бизнес-процессов, особенности получения информации в учетно-аналитических системах, порядок доступа к информации и необходимости проверки полученных данных.

Вопрос о необходимости разработки документа, который будет характеризовать правила проведения аналитики на предприятии, исследовался небольшим количеством ученых. В частности, Тлучкевич Н.В отмечает, что организация аналитической работы и методика расчета показателей анализа должны приводиться в подходящем для того документе (рекомендациях, порядок расчета и т.д.) и внутреннем документе предприятия - Положении об организации аналитической работы, которое позволит отразить особенности анализа затрат каждого хозяйственного субъекта, обеспечит соответствующее проведение аналитической работы и донесет ее результат соответствующим пользователям. В приложениях к Положению подается перечень аналитических показателей, которые необходимо рассчитывать за месяц, квартал и год [8].

На сегодняшний день, в научных исследованиях отсутствует информация о том, как должно выглядеть положения об аналитической политике и примеры подготовки такого документа. Рассмотрим порядок подготовки аналитической политики в части управления продажами для заведений ресторанного хозяйства.

Положение об аналитической политике должно содержать следующую информацию:

1. Показатели, выбранные предприятием как ключевые и на основе которых будет происходить оценка деятельности подразделений / направлений бизнеса.

Перечень показателей, с помощью которых, можно оценить эффективность осуществления такого направления управления продажами, как управление продуктом и его качеством в учреждениях ресторанного хозяйства, чрезвычайно широк. Однако, как показывают исследования практической деятельности заведений ресторанного хозяйства, для оценки многих показателей необходимо привлечение большого объема человеческих и материальных ресурсов. В конечном итоге эффект от расчета таких показателей должен превышать вложенные ресурсы. Среди основных показателей, которые являются удобными для использования в заведениях ресторанного хозяйства, в части управления продуктом и его качеством, а также не требуют вложения большого количества ресурсов для их периодического измерения и оценки, можно выделить: структура продаж по группам (доля группы в общем количественном обороте, доля группы в общем стоимостном обороте); маржинальности по группам (коэффициент маржинального дохода группы); структура продаж в рамках группы (доля блюда / товара в общем количественном обороте группы, доля блюда / товара в общем стоимостном обороте группы); маржинальности в рамках группы (коэффициент маржинального дохода блюда / товара); «foodcost» меню; результаты чек-листов (балл заведения по качеству блюд и технологии приготовления); результаты тайного покупателя (балл заведения по качеству блюд и технологии приготовления); количество жалоб на качество блюд; технология приготовления (количество процессов на 1 блюдо, количество процессов определенного вида на 1 блюдо, время на процессы 1 блюда, время на определенный вид процесса за период; стоимость блюда из расчета времени).

2. Методы расчета выбранных показателей.

Формула расчета, которая указывается в аналитической политике, должна содержать информацию о порядке сокращения показателя, единицу измерения, непосредственно формулу расчета и расшифровку составляющих (табл. 1).

Таблица 1.

Пример отображения информации расчета ключевых показателей в сфере управления продажами в аналитической политике предприятия.

Группа анализа	Показатель	Сокращение	Единица изм.	Формула расчетов, детализация
Маржинальный доход в рамках группы	Коэффициент маржинального дохода блюда/товара		%	где - маржинальный доход от продажи блюда/товара за выбранный период; - доход от продажи блюда/товара за выбранный период.
Foodcost меню	Foodcost		%
Чек-лист заведения	Балл заведения по группе		%	где- наличие либо отсутствие по каждому конкретному нарушению (наличие нарушения 1, отсутствие нарушения 0); - весомость нарушения в группе; - весомость группы.
Чек-лист заведения	Балл заведения сведенный		%

3. Критерии разделения блюд и товаров между группами, а также перечень групп, которые должны использоваться для аналитики.

Это позволит избежать различных подходов к группировке блюд, следовательно, искажения информации и генерирования несравнимых отчетов. Для осуществления такой группировки можно применять счета аналитического учета. Это поможет избежать случайных перемещений товаров и блюд из группы в группу, что вызывает несопоставимость информации. Все изменения должны фиксироваться в периодическом регистре.

4. Порядок получения необходимой информации в учетных и аналитических системах

Наличие информации о порядке использования данных со счетов бухгалтерского учета, позволит показать взаимосвязь учета и аналитического обеспечения и постоянно будет стимулировать максимально эффективную их гармонизацию.

5. Возможность расчета данных показателей другими подразделениями (кроме финансово-аналитических), частоту расчета, программное обеспечение, которое при этом используется.

При определении уровней доступа к расчетам, необходимо указать, какие именно подразделения могут осуществлять такой вид аналитики, каким образом данные подразделения должны формировать данные, с какой периодичностью и нужна ли проверка полученных данных в финансово-аналитическом подразделении перед началом использования. Порядок отображения данной информации представлен в табл. 2.

6. Перечень особенностей и ограничений, которые могут повлиять на результаты информации полученной в системе.

Среди таких особенностей можно выделить: глубина периода, в котором допустимо производить изменения, проверка на наличие не проведенных в системе документов, время необходимое для получения учетно-аналитической системой полных пакетов информации со всех предприятий ресторанного хозяйства (для сетей предприятий ресторанного хозяйства) и другие особенности, влияющие на точность результата расчета.

Таблица 2.

Пример отображения в аналитической политике доступа к расчету показателей подразделениями отличными от финансово-аналитических.

Группа анализа	Показатель	Подразделения	Частота расчетов	Порядок расчетов
Структура продаж по группам	Частица группы в общем количественном обороте	Отдел маркетингу Операционный отдел Технологичес-кий отдел	Планово: финансово – аналитическое отдел: 5-10 число каждого месяца за предыдущий месяц Другие подразделения при необходимости	Отчет через программу 1С
Структура продаж по группам	Частица группы в общем денежном обороте
Маржинальный доход по группам	Коэффициент маржинального дохода группы
Структура продаж в рамках группы	Частица блюда/товара в общем количественном обороте
Структура продаж в рамках группы	Частица блюда/товара в общем денежном обороте
Маржинальный доход в рамках группы	Коэффициент маржинального дохода блюда/товара
Foodcost меню	Foodcost

7. Возможность дополнительной аналитики, которая позволит осуществлять различного рода оценку, связанную с управлением продажами (места хранения, срок хранения блюда, вид блюда, калорийность блюда, тип термической обработки блюда, тип производства, наличие аллергенов в составе блюда, процессы приготовления).

8. Перечень управленческих отчетов и аналитических процедур, проводимых в определенные сроки, ответственных лиц за их формирование и конечных получателей данной информации.

Положение об аналитической политике утверждается руководителем компании и руководителем аналитической службы, который осуществляет контроль над его дальнейшим выполнением, при необходимости инициирует внесение корректив. Важной задачей руководителя аналитического подразделения является проведение разъяснения работникам других подразделений осуществляющих аналитику, о порядке расчета показателей, возможности их формирования, ответственности за корректность информации. Внедрение положения об аналитической политике на предприятии не даст стопроцентную уверенность в правильности аналитических выводов, но обеспечит все исходные условия (корректные входные данные, формулы расчета, учет программных ограничений и т.д.) для проведения аналитики.

Таким образом, внедрение аналитической политики на предприятии позволит получить внутренние конкурентные преимущества за счет повышения оперативности реакции на изменения в конъюнктуре рынка, обеспечения соответствия стратегии компании ее учетно-аналитическим процессам, определение ключевых показателей, которые будут использоваться для оценки достижений в различных сферах, сокращение сроков принятия управленческих решений, повышения качества информации, что движется между подразделениями, сокращение дублирования функций анализа на предприятии, понимание работниками порядка расчетов ключевых показателей и факторов, влияющих на их значения, распределения уровней ответственности за показатели компании и других преимуществ, которые способно обеспечить внедрение аналитической политики на предприятии.

Литература

1. Богач Б. М. Организация аналитической работы, как основа принятия эффективных управленческих решений на предприятии / Б. Н. Богач // сборник научных трудов по актуальным проблемам экономических наук / Научная организация «Перспектива». В 2-х частях. - Днепропетровск: Издательский дом «Гельветика», 2014. ч. 1. - С. 77-83.

2. Косова Т.Д. и др. Организация и методика экономического анализа: учеб. пособие. / Косова Т.Д., Сухарев П.Н., Ващенко Л.А. и др. - М .: Центр учебной литературы, 2012. - 528 с.

3. Криворучко Н.Е., Шолота М.Г. Совершенствование аналитической работы на предприятии. - [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.rusnauka.com/14_NPRT_2010/Economics/66312.doc.htm.

4. Купалова Г. И. Совершенствование методологии экономического анализа в системе управления / Г. И. Купалова, А. А. Ильенко, Ю. С. Гринчук // Формирование рыночных отношений в Украине. 2008. - № 7/8. - С. 14-18.

5. Лазаришина И.Д. Экономический анализ в Украине: история, методология, практика: монография / И. Д. Лазаришина. - Ровно: НУВГП, 2005. - 369с.

6. Мних Е.В., Современный экономический анализ: вопросы методологии и организации / Е.В. Мних // Бухгалтерский учет и аудит. - 2006. -№1. - С.55-61.

7. Рожелюк В., Хархут Н. Организационные принципы построения аналитической работы на предприятии / В. Рожелюк, Н. Хархут // Экономический анализ: сб. каф. экон. анализа Терноп. нац. экон. ун-та - Тернополь, 2010. - Вып.5. - С.154-155.

8. Тлучкевич Н.В. Организация аналитической работы на предприятии: управленческий аспект / Н.В. Тлучкевич // «Экономические науки». - Серия «Учет и финансы». - Выпуск 8 (29). Ч. 1. - 2011. - С.464-474.

9. Черныш С. С. Экономический анализ: [Учебное пособие] / С. С. Черныш. - М.: Центр учебной литературы, 2010. - 312 с.

10. Шурпенкова Р.К., Демко И.И. Основы организации экономического анализа в системе управления предприятием / Р.К. Шурпенкова, И. И. Демко // Региональная экономика. 2008 - № 3. - С.161-166.

Поступила в редакцию 15.06.2015 г.