Функции управления организацией

Скапцов Сергей Анатольевич,

Фролов Дмитрий Сергеевич,

Марков Антон Юрьевич,

Гревцев Владимир Викторович,

слушатели Военной Академии материально-технического обеспечения им. генерала армии А. В. Хрулева.

Изучение процесса управления, с точки зрения его функций, позволяет установить объемы работ по каждой из функций, определить потребность в трудовых ресурсах и в итоге сформировать структуру и организацию системы управления.

Каждая управленческая функция наполнена характерным для нее объемом и содержанием работ и имеет специфическую структуру, в рамках которой она реализуется. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий. К функциям управления относятся: организация производства, планирование (прогнозирование, моделирование, программирование), координация, мотивация, контроль и учет выполнения поставленных задач, маркетинг. Можно более детализировать классификацию функций управления и продолжить перечисление функций: бухгалтерский учет, научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, материально-техническое обеспечение, управление кадрами и качеством продукции, распорядительство (командование), руководство, коммуникация, исследование, оценка, принятие управленческого решения, представительство, ведение переговоров, заключение сделок и др. Рассмотрим базовую классификацию управленческих функций являющейся наиболее общей и отражающей важнейшие этапы организации управленческого процесса:

1. Организация.

Организация — обеспечивающая функция управления, направленная на создание необходимых условий для достижения целей. Основные задачи организации: формирование структуры организации и обеспечение ее деятельности финансами, оборудованием, сырьем, материалами и трудовыми ресурсами. При изменении условий внешней среды зачастую приходится перестраивать органи­зационную структуру, чтобы улучшить ее соответствие потребностям гибкого производства, упростить ее или, наоборот, ввести новые структурные элементы. Основной показатель высокой организации управления — ее быстрая реакция на изменения внешней среды, особенная чувствительность к достижениям научно-технического прогресса, к адаптации в современных рыночных условиях.

Управленческая деятельность человека во многом зависит от организационных начал, самый мудрый приказ будет лишь фик­цией, если не организовано его исполнение, исполнителю не ясна его цель и он не подкреплен мотивацией. Вспомним ответ Екатери­ны II на вопрос, почему дворянство так безоговорочно выполняет ее решения: «Потому, что я велю им лишь то, чего они сами хо­тят».

В общем случае задачу организации управления на «любом уровне можно определить как обеспечение перехода из имеюще­гося состояния в желаемое. Если в n-мерном пространстве обозна­чить какие-либо желаемые экономические или другие показатели и их значения векторами (a₁, а₂, ...a_n) то задачей организации уп­равления является определение способов, с помощью которых мож­но перевести с наименьшими затратами и в минимальные сроки имеющиеся в действительности показатели (b₁, b₂, ...b_n) в планиру­емое состояние.

2. Планирование.

Планирование является основой всех жизненных процессов. Генетическая основа всего живого есть план, программа, алгоритм этапов развития организма, четкая программа заложена в семени, и именно она определит тип растения, чудо его появления на свет, цветение, плодоношение и умирание.

Планирование является важнейшим этапом и процесса уп­равления, определяющим цели (предприятия, коллектива, лично­сти), наиболее эффективные методы и средства, необходимые для достижения этих целей, и систему показателей, определяющих ход работ по достижению поставленных задач.

Наиболее ответственной задачей планирования является про­гнозирование или стратегическое планирование (кстати, слово стратегия происходит от греческого strategos — “искусство генералов”, стра­тегов). Прогнозирование должно обеспечить решение поставлен­ной стратегической задачи, добиться определенной цели с помо­щью научного предвидения на основе анализа внутренних и вне­шних связей организации, изучения экономических тенденций. Вот что говорят об этом классики: «Предвидеть — значит управлять» (Блез Паскаль); «Знать, чтобы предвидеть, предвидеть, чтобы управлять» (Огюст Конт). Никколо Макиавелли утверждал, что управлять — это заставить верить, и видел в этом одну из важ­нейших задач руководителя.

Прогнозирование является важнейшим инструментом приня­тия стратегических управленческих решений на основе анализа системы показателей: качественных (их часто называют ориенти­рами) и количественных (заданий). Основная задача стратегического планирования — определение путей и методов достижения поставленных целей.                            Другой составляющей научного планирования является моде­лирование состояния управляемой системы, которое служит свое­образным аналогом эксперимента в естественных науках. Основной задачей научного программирования в планировании является раз­работка алгоритма реализации функций управляемой системы.

В результате планирования определяются задачи, которые нужно решать для наиболее эффективного функционирования предприятия. Менеджмент требует обязательного участия в процессе формиро­вания производственного плана работников служб оперативного управления, т. е. тех, кто будет отвечать за практическую реализацию плана.

Несомненна сложность, многовариантность реализации любо­го этапа планирования. При этом необходимая точность, оптималь­ность расчетов чаще всего зависит от искусства применения мето­дов алгоритмизации, программного обеспечения и масштабности использования средств компьютерной техники. Хорошо сбаланси­рованный план, к разработке и оценке которого желательно привлекать возможно большее количество компетентных специалис­тов, дает великолепные результаты немедленно, еще до его вне­дрения. Сразу же вырисовываются истинные возможности органи­зации, ее резервы и слабые места, этапы предстоящего пути и сама цель, стратегия коллектива. Обоснованно составленный план является мотивированным стимулом труда коллектива, создает уверенность в сопричастности к достижению целей у большинства работников.

Основная деятельность коллектива направлена на реализацию поставленных задач, и опытные сотрудники, не входящие в выс­шее звено управления, далеко не всегда рискнут ревизовать стра­тегическую программу организации, кроме особых, экстремаль­ных ситуаций. Новобранец часто пытается оценить дислокацию и направление удара противника, но старый солдат спокойно вы­полняет свои привычные обязанности, проверяет наличие боепри­пасов, чистит, проверяет своё оружие и готовится добросовестно выполнить свой воинский долг.

Однако любой, даже самый лучший стратегический план — не догма, жизнь может и будет вносить в него неожиданные кор­рективы (например, при необходимости реорганизации предприя­тия, изменение экономической ситуации и т. д.).

Основой любого вида планирования, а тем более стратегического является объективный анализ состояния и возможностей организации. Этот анализ затрагивает буквально все стороны деятельности органи­зации: ход производства, систему управления, финансовое поло­жение, состояние рынка и сбытовую деятельность и т. д. Цель ана­лиза — выявление потенциальных возможностей, имеющихся ре­зервов, причин неудач. По многим причинам результаты подобно­го анализа имеют устойчивую тенденцию к завышению результа­тов и затушевыванию негативных сторон деятельности предприя­тия. Цель должна быть определена четко, конкретно; должны быть установлены цифры, сроки и исполнители. Совершенно недопус­тима подмена конкретных цифр призывами «усилить, улучшить, обратить особое внимание». Психологически важно ори­ентировать коллектив на высокие цели и на крупномасштабные задачи. Служение высоким целям и идеалам способствует росту самоуважения и развитию корпоративности.

Как добиться достижения поставленных целей? Как сокра­тить сроки и уменьшить финансовые, материальные и трудовые затраты? На этом этапе и определяется талант руководителя, его умение побудить коллектив мыслить творчески, искать нестандар­тные пути решения возникающих проблем.

Судьба реализации долгосрочного планирования и прогнози­рования находится в руках специалистов оперативного управле­ния и контроля, которые осуществляют непрерывную коррекцию и выдают информацию об отклонениях фактического производства от плановых показателей.

3. Мотивация и стимулирование труда.

Мотивация — комплекс мероприятий по стимулированию де­ятельности человека или коллектива, направленный на достиже­ние индивидуальных или общих целей организации. При всей про­стоте и ясности этого определения теория и практика мотиваций весьма непросты, так как истинные побуждения, которые застав­ляют человека отдавать работе максимум усилий, весьма неопре­деленны и сложны. Знаменитый метод кнута и пряника, принцип материальной заинтересованности или социалистическая система моральных, (в первую очередь!) и материальных стимулов не все­гда давали ожидаемые результаты. Эффективная работа предпри­ятия зависит от того, насколько надежно и добросовестно каждый сотрудник исполняет свои обязанности и зачастую прилагает до­полнительные усилия, проявляет инициативу. Все это возможно при создании здорового психологического климата в организации, когда люди довольны своей работой, понимают важность постав­ленных целей, когда обеспечивается постоянное повышение про­фессиональной квалификации работающих.

Опытные руководители знают, что каждый член группы, по­лучившей конкретное задание, будет реагировать на него по-своему, иногда и непредсказуемым образом. Поступки людей зависят не только от необходимости или их явных желаний, но и от скрытых в подсознании или приобретенных в результате воспитания многих сложных субъективных факторов. У одних людей заметна власть привычки, традиции, целой системы предрассудков и сте­реотипов поведения, другие поступают так, а не иначе, под вли­янием нравственных принципов, социальных или политических идеалов. Человек реагирует на внешние события чаще всего им­пульсивно, без глубокого анализа причин и следствий. Образова­ние, воспитание, возраст, опыт и многие другие факторы опреде­ляют реакции личности на среду. Поступки молодежи чаще фор­мируются под воздействием моды, принятых в данной среде манер поведения. Люди старшего возраста более ориентированы на организацию быта, семейной жизни, материальное благополучие, моральные принципы, эстетические впечатления. Руководитель должен знать сложность мотивационных тенденций личности и не удивляться неадекватности реакции людей на управляющие воз­действия.

Эффективность деятельности человека зависит от многих слож­ных факторов, среди которых основную роль играют: четкое пони­мание цели своей работы, вероятность достижения этой цели и система материальных и моральных стимулов, определяющих за­интересованность работника в его труде. Эту зависимость эффек­тивности труда (Е) от перечисленных факторов можно выразить следующей функцией:

E = f(CVS),

где С — цель деятельности личности, важность и значимость достижения поставленной задачи; V — вероятность достижения цели; S — ожидаемое вознаграждение при достижении цели.

Формула убедительно доказывает важность предварительной информированности работника об актуальности поставленной пе­ред ним задачи, о степени сложности достижения цели и о вознаг­раждении, которое будет итогом его деятельности.

Для эффективного стимулирования деятельности необходимо знать желания человека, его надежды, опасения. Если руководи­тель не знает потребностей, то его попытка обеспечить мотива­цию деятельности человека a priori обречена на провал. При этом важно понимать, что человеком движет не одна изолированная потребность, а их сочетание и приоритеты потребностей могут ме­няться (пирамида потребностей А.Маслоу). Влияние внешних факторов, по­требностей, ценностей, устремлений на трудовую мотивацию че­ловека рассматривается многими мотивационными теориями (тео­рии ожидания, равенства, двух факторов Герцберга и т. п.), но ни одна из них не может дать исчерпывающих объяснений поведению личности в трудовом процессе и служить основанием для разра­ботки практических рекомендаций — слишком сложен внутренний мир человека!

Любой человек нуждается в понимании и самоутверждении, редко можно встретить человека, недовольного своим интеллек­том. Жизненный успех воспринимается нами как безусловное под­тверждение значимости собственного «Я», а большинство неудач мы объясняем несовершенством окружающей нас жизни, ошибка­ми или противодействием системы. Каждый поступок чем-то и как- то мотивирован и нуждается в оценке самого человека и окружа­ющих его людей. Причем отрицательная оценка поступка, особен­но применение каких-либо санкций, вызывает часто непредска­зуемую, неуправляемую реакцию. Наказание редко дает воспита­тельный эффект, обычно человек лишь учится, как избежать в дальнейшем ответственности за свой поступок. Положительная оцен­ка поступка, особенно безотлагательная, не только формирует поведение, но и удовлетворяет нашу естественную потребность в повышении самооценки.

Каждый член коллектива имеет право получить возможность не только обеспечить свое материальное благополучие, но и реа­лизовать свои профессиональные знания, полностью проявить свои индивидуальные способности. Реализация этого права является лучшей формой социальной мотивации.

Управление коллективом будет наиболее эффективным, если ожидания, надежды его членов будут осуществляться и они не будут разочарованы результатами своей работы. Опытный руково­дитель всегда бывает и тонким психологом, он прекрасно разбира­ется в истинных мотивах и потребностях своих столь разных сотрудников. Одни действительно увлечены своей работой, старают­ся выполнять свои функции добросовестно, оптимально; другие ждут от своего труда в основном лишь хорошего вознаграждения и относятся к своим служебным обязанностям с некоторым равно­душием; иные, чаще всего женщины из обеспеченных семей, на­деются вырваться из рутины домашних, однообразных дел, войти в новый круг интересных знакомых получить новые впечатления. Чаще всего в коллективе формируются небольшие группы с одно­родным отношением к работе и близким по мотивации поведением. Абсолютного удовлетворения потребностей каждого члена коллек­тива достичь практически невозможно, однако управляющий обя­зан уделять мотивации своих сотрудников постоянное и должное внимание.

4. Контроль и учет

Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их.

«Книга перемен» («И Цзинь»), Китай.

Процесс управления протекает в условиях постоянно изменяющейся внешней среды и характеризуется различной степенью неопределенности. Достигло ли управляющее воздействие поставленных целей? Нуждаются ли управленческие решения в коррек­тировке? На эти вопросы дает ответ контроль, который осуществ­ляется в системе управления с помощью обратных связей и обес­печивает количественную и качественную оценку труда и учет ре­зультатов деятельности организации. Эффективно организованный контроль прежде всего ориентирован на решение стратегических задач, на конечные результаты работы и должен быть прост, на­гляден и убедителен для каждого исполнителя.

Чем раньше будет выяв­лена ошибка в системе управления, тем меньшие негативные по­следствия она будет иметь.

Традиционно контроль вышестоящих органов за деятельнос­тью управляемой системы осуществлялся со скрупулезной жест­костью, поскольку централизация управления для обеспечения и оправдания существования этих органов требует именно такого контроля. Бюрократический аппарат под предлогом важности за­дания мог держать под оперативным контролем график хода ра­бот, количество выпускаемой продукции, выполнение плана по основному ассортименту и т. д., хотя далеко не всегда необходимо контролировать эти показатели. Централизация чаще всего опре­деляет карательный характер контроля, цель которого в этом случае — утверждение авторитета власти.

Современная теория управления выработала четкие требова­ния к контролю: он должен быть оперативным, гласным и объек­тивным. С другой стороны, контроль, если говорить о его психоло­гических аспектах, не должен выполнять только карательные функции, а должен быть формой проявления внимания к труду работника, фактором мотивации его трудовой деятельности. И на­конец, контроль должен быть экономически целесообразным.

Деятель­ность любой управляемой системы просто невозможна, если не будет организован четкий, скрупулезный учет. Традиционно учет ведется в количественных и (или) стоимостных показателях, так как задачи этого класса легко поддаются формализации, алгоритми­зации и программированию.

Наука и искусство управления должны обеспечивать целе­направленное воздействие на управляемый объект для достиже­ния поставленных целей и обязаны учитывать логические причин­но-следственные связи между элементами системы, высокую слож­ность, динамичность системы и уметь определить тот центральный параметр, воздействуя на который можно влиять на контролируе­мый процесс.

5. Маркетинг.

Помимо перечисленных основных функций управления пред­приятие должно решать еще значительный комплекс взаимосвя­занных задач: управление финансовой деятельностью, кадровой политикой, обучением и повышением квалификации персонала, решением научно-исследовательских и конструкторских проблем и т. п. Особое место среди функций управления производством зани­мает маркетинг, призванный обеспечивать приспособление произ­водства к требованиям и спросу рынка, т. е. решать новые для организации задачи.

Литература

1.                  В.И. Кнорринг «Теория, практика и искусство управления»// Учебник. Москва, 1999, с. 45-66.

2.                  Т. Питерс, Р. Уотермен «В поисках эффективного управления»// Учебник. Москва, 1992, с. 18-67.

Поступила в редакцию 05.10.2016 г.