Учет командировочных расходов
Павлова Анна Николаевна,
старший преподаватель кафедры «Учет, анализ и аудит»,
Бученкова Ольга Игоревна,
студентка 5-го курса кафедры «Учет, анализ и аудит».
Московский государственный университет путей сообщения Императора Николая II, Российская открытая академия транспорта.
На законодательном уровне закреплена обязанность работодателя полностью компенсировать работнику все его траты в случае возникновения необходимости поездки в другой регион, страну для выполнения каких-либо служебных обязанностей.
Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке.
Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном, это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы.
Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы или перечислить на банковскую карту денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку.
Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет: Дт71 Кт50.
Если осуществляется перечисление на карту работника: Дт71 Кт51.
За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК Р) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:
· 700 рублей в день при командировках по России;
· 2500 рублей в день при командировках за границу.
С 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит соответствует размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ.
Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы. НДС по командировочным расходам принимается к вычету при наличии следующих документов:
· счет-фактуры гостиницы, где проживал работник во время командировки, с указанием суммы НДС и документов, подтверждающих фактическую оплату расходов на проживание, за исключением затрат на дополнительные услуги;
· билетов, или других проездных документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. НДС на оплату за пользование постельными принадлежностями учитываются при предоставлении отдельного счета-фактуры.
Все вычеты НДС производятся только в случае, если командировка происходила на территории РФ.
Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы.
Литература
1. Налоговый кодекс Российской Федерации.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации.
3. Постановление Правительства Российской Федерации №749 от 13.10.2008.
4. Миславская, М.А. Бухгалтерский учет: учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М.: Дашков и К, 2013.
5. Справочно-правовая система «Консультант плюс».
6. Справочная система «Система Главбух».
Поступила в редакцию 24.03.2017 г.