Представление подсистемы автоматической рассылки документов в рамках разрабатываемого проекта CRM-системы

Волобуева Ольга Петровна,

кандидат технических наук, доцент кафедры информационных систем механико-математического факультета, академик Международной академии информатизации, научный руководитель,

Совет Назерке Нургазыевна,

магистрант кафедры информационных систем механико-математического факультета.

Казахский национальный университет им. Аль-Фараби.

В настоящее время все чаще можно слышать от владельцев торгово-промышленных компаний, директоров и руководителей среднего звена о снижении количества заказов, спаде продаж, замораживании проектов и инвестиций. Для многих компаний актуальной стала тема сокращения персонала. «Легкие деньги» и достаточное количество клиентов, желающих купить, к которым за годы бурного роста экономики привыкли многие компании, закончились [1].

В новых условиях торгово-промышленным компаниям продавать свои товары и услуги и удерживать клиентов стало намного сложнее. Клиенты стали тщательнее «считать деньги», торговаться и экономить. Покупательский спрос смещается в сторону более дешевых предложений, клиенты отказываются от всего дополнительного и необязательного, сопутствующих товаров. Усиливается конкуренция на рынках внутри страны и с иностранными компаниями [2].

На современном этапе развития казахстанской экономики повышенное внимание уделяется проблеме эффективности управления связей с потребителями. Эффективность определяется уровнем достижения предприятием поставленных целей и задач. Для повышения эффективности управления связей с потребителями в данной работе поставлена следующая цель: разработать и предложить механизм управления взаимоотношениями с потребителями на торгово-промышленном предприятии ТОО «СемАз».        Для достижения цели проекта поставлены следующие задачи:

-                   исследование теоретических аспектов по управлению взаимоотношениями с потребителями;

-                   анализ деятельности предприятия, а также механизмов управления взаимоотношениями с потребителями на предприятии ТОО «CемАз»;

-                   выбор механизма управления взаимоотношениями с потребителями на предприятии;

            – формирование предложения по созданию подсистемы автоматической рассылки документов в рамках разрабатываемого проекта CRM-системы.

Товарищество с ограниченной ответственностью «СемАЗ» было образовано и прошло первичную государственную регистрацию 23 февраля 2006. Предприятие – это торгово-производственная организация, которая располагается в Восточном Казахстане, г. Семей. ТОО «СемАЗ» является действующим производителем сельскохозяйственной и грузовой техники в Республике Казахстан.

На мощностях ТОО «СемАЗ» в г. Семей выпускаются трактора марки «Беларус» девяти модификаций, грузовые автомобили Shacman (самосвалы грузоподъемностью 25 тонн и миксер), грузовые автомобили повышенной проходимости «Урал» различных модификаций, грузовые автомобили «FOTON» и др. [3].

В процессе автоматизации системы продаж продукции, производимой ТОО «СемАз» с помощью CRM-системы предпочтительно достигнуть следующих результатов:

-                   Собрать информацию о клиентах в одну информационную базу данных (БД), что даст возможность анализа работы с клиентами с минимальными затратами времени.

-                   Разработать подсистему автоматической рассылки на базе программного продукта 1С для рассылки следующих документов реализации клиентам, а именно: накладная, акт выполненных работ и счет-фактур. 

-                   Создать программный продукт (ПП), где используется информация о клиенте, интересуемом товаре, пожелания клиента и т.д. Узнать, необходим ли клиенту счет на оплату или сначала выставить коммерческое предложение.

Ниже перечислены задачи разрабатываемой CRM-системы, в рамкой которой разработана подсистема автоматической рассылки документов. Это

создание необходимой структуры базы клиентов и контактных лиц. Организация оперативной регистрации нового клиента. Создание регламента ввода информации по новым клиентам, редактирование информации по существующим, удаление неактуальной информации. Анализ полноты заполнения клиентской базы и т.д.

Разработка подсистемы автоматической рассылки на базе программного продукта 1С для рассылки документов реализации клиентам заключается в разработке информационного и программного обеспечения на базе «1С: бухгалтерия» с целью интеграции ее в существующую систему.

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент автоматизированных информационных систем — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. В данном проекте для подсистемы автоматической рассылки документов в рамках разрабатываемого проекта CRM-системы разработана единая реляционная база данных, которая представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Состав единой БД.

Программное обеспечение (ПО) — все или часть программ, процедур, правил и соответствующей документации системы обработки информации.

Структура программного обеспечения показана на рисунке 2.

Рис. 2. Структура ПО.

Для реализации прикладного программного обеспечения использовано стандартное ПО «1С:Бухгалтерия для Казахстана версия 8.2» и конфигурация 2.0.22.20.

Результатом выполнения проекта подсистемы являются разработанная внешняя обработка «Автоматическая рассылка документов реализации контрагентам» и документ «Клиенты», где хранится информация общения с клиентами.

Обработка «Автоматическая рассылка»

Обработка «Автоматическая рассылка» предназначена для рассылки нижеуказанных документов реализации клиентам: накладная, акт выполненных работ, счета-фактуры (рис. 3).

Рис. 3. Обработка «Автоматическая рассылка».

В обработке «Автоматическая рассылка» указывается период, в который сформирован документ реализации. После вызова опции «Заполнить» в табличной части выйдет список всех документов реализации, которые были сформированы за указанный период. Также имеется возможность вывести список документов реализации за период по определенному контрагенту. Далее необходимо выбрать учетную запись электронной почты и путь для хранения файлов на диске в полях «Учетная запись электронной почты» и «Путь для хранения файлов на диске» соответственно (рис. 4).

Рис. 4. Заполнение реквизитов.

После вызова опции «Сделать рассылку» документы будут высланы на электронную почту указанного контрагента и сохранены в папке на компьютере в формате Excel (рис. 5), т.е. экспорт данных осуществляется через электронную почту.

Рис. 5. Outlook письмо.

Документ «Клиенты»

Документ «Клиенты» предназначен для хранения информации результатов общения с клиентами. В табличной части указывается наименование организации, контакты, интересуемый товар и пожелания. В реквизитной части указывается дата, форма собственности и основной менеджер (рис. 6).

Рис. 6. Документ «Клиенты».

В заключение следует отметить, что при разработке представленной подсистемы использована CRM-технология, создана единая реляционная БД, реализована обработка «Автоматическая рассылка» и работа с клиентом. Реализация контрольного примера показывает, CRM-система позволит ТОО «СемАз» минимизировать человеческий фактор при работе с различными клиентами и повысить прозрачность деятельности в сферах продаж, маркетинга и клиентского обслуживания.

Литература

1.                  Гринберг Пол. CRM со скоростью света. Привлечение и удержание клиентов в реальном времени через Интернет – М.: Символ-Плюс, 2006.

2.                  Кудинов А. CRM:Российская практика эффективного бизнеса – М.: 1С-Паблишинг, 2009.

3.                  ТОО «СемАз», официальный сайт [http://semaz.kz]. Уставные документы ТОО «СемАз» – Семей: ТОО «СемаАз», 2006.

Поступила в редакцию 03.02.2017 г.